Haridusprojektide aruandluse juhend

Iga projektitoetusest tehtud kulutus tuleb tõendada kuludokumendiga (selle koopiaga). Kulutused peavad vastama projektitaotluses esitatud eelarvele ja haridusprojekti lepingule. Kui projektitegevuste läbiviimise käigus on vaja mõjuval põhjusel muuta taotluses esitatud projekti, tuleb sellest teavitada Eesti Instituudi väliseõppe koordineerijat. Projektitoetuse eesmärgi, perioodi või eelarve muutmise otsustab hariduskomisjon.

  • Haridusprojekti aruanne peab sisaldama nii sisulise tegevuse ülevaadet kui ka finantsaruannet projekti kulutuste kohta.
  • Aruande finantsosas tuleb tuua välja kogu projekti maksumus (sh oma- ja kaasfinantseering).
  • Kuludokumentide koopiad tuleb esitada üksnes toetusest kaetud kulutuste kohta. Oma- või kaasrahastuse kohta ei ole vaja kuludokumente esitada.
  • Aruandele kirjutab alla allkirjaõiguslik isik ning aruanne tuleb esitada originaalallkirjaga või digitaalselt allkirjastatult.
  • Kõik kulutused peavad olema tehtud toetuse kasutamise perioodil, mis on sätestatud haridusprojekti lepingus.

Eesti Instituut maksab projektitoetuse välja kahes osas: esimene väljamakse on ettemaksuna 75% projekti toetusest; teine osa (kuni 25%) maksab Eesti Instituut välja pärast projekti lõppu ja aruande kinnitamist. Aruande esitamise ajaks peavad olema projekti kõik tegevused ellu viidud ja kulud kaetud. Teise väljamaksega ehk lõppväljamaksega kaetakse projekti aruandes väljatoodud ja tõestatud abikõlblikud kulud, mis vastavad projekti eelarvele. Seega peab projekti elluviija olema valmis katma eelarves näidatud kulud, mida ei saa katta projekti toetuse ettemaksust, esialgu omavahenditest.

Juhul kui projekti kogukulu osutub väiksemaks eelarves planeeritust, siis teeb Eesti Instituut toetuse lõppväljamakse aruandes toodud projekti toetuseks eraldatud abikõlblike kulude ulatuses. Kui projekti kulud jäävad alla 75% toetusest (väiksemaks kui ettemaks), tuleb ülejääk vastavalt lepingule Eesti Instituudile tagasi maksta.

Eesti Instituudil on õigus küsida haridusprojekti toetuse kulutuste kohta lisadokumente (pangaväljavõtted, arvete koopiad jmt), samuti on Eesti Instituudil õigus jätta aktsepteerimata abikõlbmatud kulud (näiteks toitlustus, liikmemaksud jmt).

KULUDOKUMENDID

I Õpetaja tasu kuludokumendid

1) Õpetaja tasu maksmise alus on arve, tööleping, käsundusleping vm leping või asutuse juhatuse koosoleku protokoll, millega määratakse õpetaja tundide arv perioodi jooksul, tunni hind ning perioodi töötasu. Väljamakstav tasu peab olema kooskõlas tegelikult toimunud tundidega. Töötasu tuleb näidata koos tööandjamaksudega.

2) Maksmist tõendavad dokumendi:

  • Pangaülekannete puhul lisada finantsaruandele maksmist tõendavad pangaväljavõtted.
  • Sularahaväljamaksete puhul kassa väljaminekuorder vm dokument, mis tõestab maksmist – samal dokumendil peab olema õpetaja allkiri koos kuupäevaga tasu kättesaamise kohta.
  • KÕIK KULUTUSED PEAVAD OLEMA TEHTUD TOETUSE KASUTAMISE PERIOODIL.

II Ruumide rendi kuludokumendid

1) Üürileping (olemasolul) ja üüriarve.

2) Maksmist tõendavad dokumendid. Pangaülekannete puhul maksmist tõendavad pangaväljavõtted; sularahaväljamaksete puhul kassa väljaminekuorder vm dokument, mis tõestab maksmist. KÕIK KULUTUSED PEAVAD OLEMA TEHTUD TOETUSE KASUTAMISE PERIOODIL.

III Õppetööks vajalike vahendite ostu kuludokumendid

Kui maksjaks on asutus

1) Arve, kus on kirjas ostetud kaup ja hind.

2) Maksmist tõendavad dokumendid. Pangaülekannete puhul maksmist tõendavad pangaväljavõtted; sularahaväljamaksete puhul kassa väljaminekuorder vm dokument, mis tõestab maksmist.

Kui maksjaks on eraisik ja asutus tasus hiljem eraisikule

1) Ostutšekk/arve, kus on kirjas ostetud kaup ja hind.

2) Maksmist tõendavad dokumendid. Eraisiku avaldus/kuluaruanne kulu hüvitamiseks. Pangaülekande puhul maksmist tõendavad pangaväljavõte. Sularahaväljamaksete puhul kassa väljaminekuorder vm dokument, mis tõestab maksmist – samal dokumendil peab olema ostja käsikirjaline kinnitus, et ta on summa kätte saanud, seda tõendab allkiri ja kuupäev.

IV Teenuste (bussi rent, piletid jne) kuludokumendid

1) Arve, kus on kirjas teenus ja hind.

2) Maksmist tõendavad dokumendid. Pangaülekannete puhul maksmist tõendavad pangaväljavõtted; sularahaväljamaksete puhul kassa väljaminekuorder vm dokument, mis tõestab maksmist.

V Üritusel osalemise kuludokumendid

Kui maksjaks on asutus

1) Sõidupiletid (lennupiletid (sh pardakaardid), rongipiletid, ühistranspordipiletid vms); majutuskulud (hotelli arve) vm tehtud kulutusi tõendavad dokumendid.

2) Maksmist tõendavad dokumendid. Pangaülekannete puhul maksmist tõendavad pangaväljavõtted (teinekord on arvel näha kaardimakse – sel juhul pole eraldi pangaväljavõtet tarvis); sularahaväljamaksete puhul kassa väljaminekuorder vm dokument, mis tõestab maksmist.

Kui maksjaks on eraisik ja asutus tasus hiljem eraisikule

1) Sõidupiletid (lennupiletid (sh pardakaardid), rongipiletid, ühistranspordipiletid vms); majutuskulud (hotelli arve) vm tehtud kulutusi tõendavad dokumendid.

2) Maksmist tõendavad dokumendid. Esitada kuluaruanne (vorm kodulehel) asutusele, milles palutakse kulude hüvitamist. Pangaülekannete puhul maksmist tõendavad pangaväljavõtted; sularahaväljamaksete puhul vastav märge kuluaruandel ja raha saaja allkiri.

KÕIK KULUTUSED PEAVAD OLEMA TEHTUD TOETUSE KASUTAMISE PERIOODIL!

Aruanne koos kuludokumentide koopiatega tuleb esitada hiljemalt viieteistkümne päeva jooksul pärast projektitegevuste lõppemist, täpne aeg on sätestatud lepingus.

Lisateave:
Eesti Instituut
Heidy Eskor-Kiviloo
heidy.kiviloo@estinst.ee
tel +372 51 04454